P.H.U. SAMFIX-PAPIER z Gdańska od ponad 20 lat zaopatruje firmy i klientów indywidualnych w artykuły biurowe, papiernicze i eksploatacyjne. Sprzedaż płynie równolegle przez własne sklepy internetowe, marketplace'y (m.in. Allegro), kanał B2B w ramach ogólnopolskiej sieci biuroserwisowej oraz sprzedaż stacjonarną — to klasyczny omnichannel z dużą liczbą zamówień o niskiej wartości jednostkowej, gdzie o marży decyduje sprawność magazynu i logistyki. Analiza procesów i plan transformacji cyfrowej zostały sfinansowane z grantu Pomorskiego Hubu Innowacji Cyfrowych (Pomeranian EDIH) — klient nie zapłacił za usługę doradczą ani złotówki.
Spis treści
- Punkt wyjścia: diagnoza i cele biznesowe
- Zakres transformacji: kluczowe obszary
- Architektura rozwiązania i integracja z Subiektem GT
- Metodyka wdrożenia i zarządzanie ryzykiem
- Roadmapa (skrót)
- Oczekiwane rezultaty
- Podsumowanie
Punkt wyjścia: diagnoza i cele biznesowe
Audyt wykazał, że codzienna praca firmy rozpięta jest na sześciu niepowiązanych narzędziach: agregatorze zamówień e-commerce, platformie B2B, systemie sprzedażowo-magazynowym Subiekt GT, narzędziu do planowania tras, CRM oraz kolektorach danych. Integracje istnieją tylko punktowo — brakuje jednego źródła prawdy o zamówieniu, zapasie i kliencie.
Wyzwania zidentyfikowane w analizie:
- Rozproszenie danych — każde narzędzie obsługuje fragment procesu; ryzyko błędów, duplikacji i żmudnego uzgadniania stanów.
- Magazyn bez stref — mimo uporządkowanej adresacji lokalizacji system nie rozróżnia rezerwy magazynowej od strefy kompletacji.
- Kompletacja zamówienia trwa średnio ok. godziny — wąskie gardło przy setkach drobnych zamówień omnichannel.
- CRM niesystemowy — leady bez powiązania z historią zakupów, wiedza o klientach zależna od pojedynczych osób.
- Ograniczona informacja zarządcza — raporty składane ręcznie z kilku systemów, z opóźnieniem.
Cele transformacji:
- Jedna platforma operacyjna dla magazynu, sprzedaży i logistyki (single source of truth).
- Radykalne skrócenie kompletacji i redukcja błędów wysyłkowych.
- Zachowanie ciągłości finansowo-księgowej — bez rewolucji w działającym Subiekcie GT.
- Fundament pod dalsze etapy: pełny CRM, zakupy, księgowość (VAT, JPK, KSeF) i warstwę BI.
Zakres transformacji: kluczowe obszary
Magazyn i logistyka (WMS)
Odoo Inventory przejmuje rolę pełnoprawnego WMS: wielopoziomowa struktura lokalizacji, strategie putaway i uzupełnień, klasyfikacja ABC/XYZ oraz kompletacja w trybach single, batch, wave i cluster picking — dobierana do profilu fali zamówień. Aplikacja Odoo Barcode działa na posiadanych już kolektorach Zebra, więc inwestycja w sprzęt się nie dubluje. Dochodzą konektory kurierskie (m.in. InPost, DHL, UPS) generujące etykiety bezpośrednio z systemu oraz inwentaryzacja ciągła (cycle counting).
Sprzedaż i zakupy
Zamówienia ze wszystkich kanałów spływają do jednego widoku operacyjnego; w etapie rozwojowym dochodzą reguły uzupełniania zapasów (reorder rules) i zapytania ofertowe do dostawców.
Transport własny
Moduł Fleet z planowaniem tras porządkuje dostawy realizowane własnym taborem obok przesyłek kurierskich.
Architektura rozwiązania i integracja z Subiektem GT
Kluczowa decyzja projektowa brzmi: „nie cyfryzuj bałaganu” i nie wymieniaj wszystkiego naraz. Subiekt GT pozostaje w pierwszym etapie źródłem danych finansowo-księgowych i kartotekowych, a Odoo przejmuje operacje magazynowo-logistyczne. Obie platformy łączy dedykowany middleware (REST API po stronie Odoo, interfejs Sfera po stronie Subiekta) obsługujący pięć przepływów: kartoteki towarowe, zamówienia klientów i zamówienia zakupu w kierunku Odoo oraz dokumenty WZ i PZ w kierunku Subiekta — z mechanizmami ponawiania, pełnym logowaniem operacji i odpornością na chwilową utratę łączności.
Metodyka wdrożenia i zarządzanie ryzykiem
Projekt zaplanowano w sprintach z jasnymi kryteriami wejścia i wyjścia: przygotowanie → konfiguracja magazynu, sprzedaży i zakupów → integracja z Subiektem GT → testy akceptacyjne (UAT), pilotaż i Go-Live MVP z okresem hypercare (gwarantowana reakcja na zgłoszenia w 2 godziny). Kryteria sukcesu pilotażu zdefiniowano zero-jedynkowo — od kompletacji na kolektorach, przez blokadę niekompletnych operacji, po poprawne generowanie etykiet kurierskich.
Roadmapa (skrót)
- Sprint 0 — przygotowanie środowisk i danych (1 tydzień).
- Sprint 1 — magazyn, sprzedaż, zakupy (2 tygodnie).
- Sprint 2 — integracja Odoo ↔ Subiekt GT (4 tygodnie).
- Sprint 3 — UAT, pilotaż, Go-Live MVP ok. 9. tygodnia + hypercare (2 tygodnie).
- Sprint 4+ — etap rozwojowy: pełny CRM, zakupy, księgowość z KSeF, bezpośrednie integracje marketplace, warstwa BI.
Oczekiwane rezultaty
- Skrócenie średniego czasu kompletacji zamówienia z ok. 60 do ok. 20 minut (–66%).
- Redukcja błędów kompletacji i zwrotów wynikających z pomyłek wysyłkowych.
- Obniżenie poziomu zapasów bez utraty terminowości dostaw dzięki klasyfikacji ABC/XYZ.
- Skrócenie przygotowania raportów zarządczych „z dni do minut”.
- Skalowalność — obsługa rosnącego wolumenu zamówień bez proporcjonalnego wzrostu zatrudnienia.
Budżet wdrożenia został rozłożony na etapy z rezerwą bezpieczeństwa: inwestycja (CAPEX) w zależności od wariantu zakresu to xxx zł, a roczne koszty licencji i utrzymania (OPEX) — xxx zł, czyli ułamek wartości inwestycji rocznie. Konkretne kwoty wynikają z indywidualnego planu transformacji i przyjętego zakresu wdrożenia.
Podsumowanie
SAMFIX-PAPIER pokazuje, że transformacja cyfrowa w handlu omnichannel nie musi oznaczać wymiany wszystkich systemów naraz. Wejście od najboleśniejszego procesu — magazynu — z zachowaniem działającej księgowości to szybszy zwrot, mniejsze ryzyko i naturalna ścieżka rozbudowy o kolejne moduły Odoo.
Chcesz podobnych efektów?
Skontaktuj się z nami — napisz na [email protected], a przygotujemy warsztat diagnostyczny i roadmapę dopasowaną do Twojej firmy. Sprawdź też możliwość sfinansowania analizy przedwdrożeniowej w 100% z grantu EDIH.
