Foto: Gemini
Wyzwania biznesowe (Stan obecny)
Analiza procesów „as-is” wykazuje, że AT Systems korzysta obecnie z wielu rozproszonych narzędzi informatycznych, takich jak arkusze Excel, lokalne systemy finansowo-księgowe oraz oprogramowanie CAD. Brakuje jednego centralnego systemu, który integrowałby dane projektowe, finansowe i materiałowe.
Kluczowe problemy, z którymi mierzy się organizacja, to:
- Zarządzanie projektami w Excelu: Utrudnia to bieżącą kontrolę postępu prac oraz monitorowanie rentowności poszczególnych zleceń.
- Rozproszony proces CRM: Dane o klientach i historia kontaktów są przechowywane w korespondencji e-mail i arkuszach kalkulacyjnych, co powoduje ryzyko utraty informacji.
- Manualne ofertowanie: Przygotowanie ofert handlowych odbywa się bez ustandaryzowanych szablonów i nie jest powiązane z dalszym cyklem życia projektu.
- Niespójna ewidencja czasu pracy: Koszty robocizny nie są w pełni i systemowo przypisywane do konkretnych projektów.
- Opóźnienia w raportowaniu: Raporty rentowności są przygotowywane ręcznie, co wydłuża czas dostępu do kluczowych informacji zarządczych.
Proponowane rozwiązanie: Zintegrowany system Odoo ERP (Wdrożenie)
W odpowiedzi na zidentyfikowane potrzeby, firma wdroży nowoczesny system Odoo ERP, który stanie się „jedynym źródłem prawdy” (single source of truth) dla całej organizacji. Transformacja cyfrowa obejmie kluczowe obszary działalności, od pierwszego kontaktu z klientem po serwis posprzedażowy.
Jak będzie wyglądał proces zmian?
- Centralizacja bazy klientów: Procesy pozyskiwania leadów zostaną skoncentrowane w module CRM, co pozwoli na automatyczne śledzenie lejka sprzedażowego i wykorzystanie szablonów ofert.
- Zarządzanie projektami 360°: Każdy kontrakt będzie prowadzony jako odrębny projekt w systemie, z przypisanym budżetem, harmonogramem i zasobami. Wszystkie wydatki i dokumenty będą widoczne w czasie rzeczywistym.
- Automatyzacja zakupów i magazynu: System będzie wspierał pełny cykl zaopatrzenia, a koszty materiałów zostaną automatycznie przypisane do odpowiednich zleceń. Powstaną lokalizacje magazynowe główne i mobilne.
- Ewidencja czasu pracy (RCP): Pracownicy będą rejestrować czas poświęcony na konkretne zadania projektowe, co umożliwi precyzyjną analizę rentowności.
- Serwis i Field Service: Obsługa posprzedażowa oraz umowy serwisowe zostaną zintegrowane w systemie, co ułatwi planowanie przeglądów i zarządzanie częściami zamiennymi.
Harmonogram i etapy realizacji
Proces wdrożenia zostanie zrealizowany w modelu zwinnym, podzielonym na etapy (sprinty), co pozwoli na sukcesywne uruchamianie kolejnych funkcjonalności:
- Sprint 0-1: Przygotowanie fundamentów operacyjnych, konfiguracja magazynów i modułu zakupów.
- Sprint 2-3: Uruchomienie modułów CRM, sprzedaży oraz pełnego zarządzania projektami wraz z obiegiem dokumentów.
- Sprint 4: Testy akceptacyjne użytkowników (UAT) oraz start produkcyjny (Go-Live) kluczowych funkcjonalności.
- Sprint 5-6: Rozwój o automatyczny eksport danych do systemu Symfonia oraz wdrożenie zaawansowanych dashboardów KPI dla Zarządu.
Oczekiwane korzyści i cele strategiczne
Realizacja Planu Transformacji Cyfrowej przyczyni się do osiągnięcia konkretnych celów biznesowych:
- Wzrost rentowności: Dzięki bieżącemu monitorowaniu kosztów vs budżet (prognozowany cel identyfikowalności kosztów to min. 90%).
- Wyższa efektywność operacyjna: Automatyzacja powtarzalnych procesów, takich jak ofertowanie czy raportowanie, skróci czas obsługi klienta.
- Pełna kontrola zarządcza: Zarząd uzyska dostęp do dashboardów KPI prezentujących marżę i obciążenie zespołów w czasie rzeczywistym.
- Skalowalność: Nowoczesna architektura IT pozwoli na dalszy rozwój firmy i łatwiejsze wprowadzanie nowych usług B2B.
Koszt inwestycji (CAPEX) został oszacowany na poziomie ok. XX tys. PLN netto, co przy rocznych kosztach utrzymania rzędu XX tys. PLN, stanowi optymalne rozwiązanie dla przedsiębiorstwa tej skali.
