PACHUCKI Kancelaria Rzeczoznawcza ze Straszyna pod Gdańskiem wykonuje ekspertyzy, opinie i wyceny techniczne — głównie pojazdów, ale też maszyn i jachtów — dla sądów, firm i klientów prywatnych. To przykład rosnącej firmy eksperckiej, w której produktem jest wiedza, a procesem — sprawa: z sygnaturą, terminem, aktami i rozliczeniem. Analiza procesów i plan transformacji cyfrowej powstały w ramach grantu Pomorskiego Hubu Innowacji Cyfrowych (Pomeranian EDIH) — usługa doradcza była dla klienta bezpłatna.
Spis treści
- Punkt wyjścia: diagnoza i cele biznesowe
- Zakres transformacji: kluczowe obszary
- Architektura rozwiązania i integracje
- Metodyka wdrożenia i zarządzanie ryzykiem
- Roadmapa (skrót)
- Oczekiwane rezultaty
- Podsumowanie
Punkt wyjścia: diagnoza i cele biznesowe
Kancelaria pracuje na sprawdzonych narzędziach biurowych i eksperckich, ale informacje o sprawach żyją w e-mailach, folderach, PDF-ach i programie do fakturowania — bez jednego rejestru łączącego status, termin, dokumenty i rozliczenie.
Wyzwania zidentyfikowane w analizie:
- Terminy sądowe pilnowane ręcznie — liczone od daty odbioru akt, oznaczanej pieczątką z datą; przy krótkich terminach (3–7 dni) każde przeoczenie kosztuje.
- Brak centralnego rejestru spraw — wyszukiwanie po sygnaturze wymaga przeglądania wielu źródeł.
- Ręczna kwalifikacja zapytań — część spraw pozasądowych odkładana z braku zasobów, choć to właśnie kierunek rozwojowy.
- Trudny monitoring płatności sądowych — wpłaty opóźnione, częściowe, opisane niestandardowo; identyfikacja po sygnaturze.
- Wiedza w głowach — zależność od pojedynczych osób ogranicza skalowanie zespołu.
Cele transformacji:
- Centralny obiekt „sprawa rzeczoznawcza”: klient/sąd, sygnatura, status, termin, dokumenty, korespondencja, faktura i płatność w jednym miejscu.
- Automatyczne pilnowanie terminów i obiegu akt.
- Uporządkowanie rozliczeń z KSeF.
- Fundament danych pod późniejsze AI — zgodnie z zasadą: najpierw porządek procesowy, potem automatyzacja, na końcu skalowanie usług cyfrowych.
Zakres transformacji: kluczowe obszary
Rejestr spraw i terminy (Helpdesk + Project)
Każda sprawa jako rekord z sygnaturą w roli kluczowego identyfikatora, statusami etapów, terminami liczonymi od odbioru akt i automatycznymi przypomnieniami — system budowany „wokół sprawy, nie wokół klienta ani dokumentu”.
Korespondencja i CRM
Skrzynka nasłuchowa przypisująca e-maile do spraw po sygnaturze, historia relacji z pełnomocnikami i firmami, kwalifikacja nowych zapytań z checklistami zależnymi od typu sprawy.
Dokumenty i rozliczenia (Documents + Sign + KSeF)
Repozytorium akt ze skanami, karty pracy i faktury generowane ze sprawy, referencje KSeF oraz dopasowywanie płatności sądowych po sygnaturze.
Architektura rozwiązania i integracje
Odoo 18 Enterprise jako warstwa operacyjna — nie zastępuje narzędzi eksperckich do kosztorysowania i wycen, tylko spina proces wokół nich. W dalszych etapach: OCR i ekstrakcja danych z akt (sygnatury, daty, sąd), telefonia, płatności online i produkty cyfrowe kancelarii.
Metodyka wdrożenia i zarządzanie ryzykiem
Plan podzielono na 10 etapów — od doprecyzowania zakresu, przez rejestr spraw, obieg akt, korespondencję i rozliczenia, po AI i produkty cyfrowe. Analiza FMEA+ objęła aż 25 ryzyk; najwyższy priorytet otrzymał scenariusz „zbyt szybkie wdrożenie AI bez uporządkowanych danych” — stąd żelazna kolejność etapów. Zasada projektu: AI wspiera, ale nie zastępuje decyzji eksperckich.
Roadmapa (skrót)
- Etapy 0–3 — zakres, centralny rejestr spraw, obieg akt i terminy, e-mail/CRM.
- Etapy 4–7 — rozliczenia i KSeF, kwalifikacja zapytań, UAT i szkolenia, start MVP (w zależności od wariantu ok. 4–7 miesięcy), hypercare.
- Etapy 8–9 — AI/OCR, telefonia i usługi cyfrowe kancelarii.
Oczekiwane rezultaty
- Zero przeoczonych terminów sądowych — terminy liczone i eskalowane systemowo.
- Każda sprawa odnajdywana po sygnaturze w kilka sekund, z kompletem dokumentów i korespondencji.
- Szybsza kwalifikacja zapytań — przestrzeń na rozwój segmentu biznesowego i prywatnego.
- Rozliczenia spięte ze sprawami — mniej ręcznego dopasowywania wpłat.
- Zespół gotowy do skalowania — wiedza w systemie, nie tylko w głowach.
Konkretne kwoty wdrożenia wynikają z indywidualnego planu transformacji i przyjętego zakresu wdrożenia.
Podsumowanie
Cyfryzacja firm eksperckich nie zaczyna się od AI — zaczyna się od porządku w sprawach, terminach i danych. Plan kancelarii PACHUCKI pokazuje kolejność, która działa: najpierw jeden rejestr i procesy, potem automatyzacja, na końcu nowe usługi cyfrowe na solidnym fundamencie.
Chcesz podobnych efektów?
Skontaktuj się z nami — przygotujemy warsztat diagnostyczny i roadmapę dopasowaną do Twojej firmy. Sprawdź też możliwość sfinansowania analizy przedwdrożeniowej w 100% z grantu EDIH.
Napisz do mnie: [email protected]
