VET-ANIMAL ze Starogardu Gdańskiego to właściciel marek i dystrybutor produktów weterynaryjnych dla niszowych grup zwierząt — od pszczół i gołębi po konie i drób przydomowy. Firma działa w środowisku regulowanym: obrót lekami weterynaryjnymi wymaga dokumentowania partii, serii i dat ważności na każdym kroku. Analiza procesów i plan transformacji cyfrowej powstały w ramach grantu Pomorskiego Hubu Innowacji Cyfrowych (Pomeranian EDIH) — usługa doradcza była dla klienta bezpłatna.
Spis treści
- Punkt wyjścia: diagnoza i cele biznesowe
- Zakres transformacji: kluczowe obszary
- Architektura rozwiązania i integracje
- Metodyka wdrożenia i zarządzanie ryzykiem
- Roadmapa (skrót)
- Oczekiwane rezultaty
- Podsumowanie
Punkt wyjścia: diagnoza i cele biznesowe
Sprzedaż (głównie B2B, z sezonowymi szczytami i kilkuset dokumentami miesięcznie) obsługiwana jest dziś przez sklep internetowy, system handlowo-magazynowy, CRM, Excela i pocztę — każde narzędzie trzyma fragment procesu.
Wyzwania zidentyfikowane w analizie:
- Ręczna dokumentacja obrotu lekami — partie, serie, daty ważności, weryfikacja podmiotów uprawnionych, odchylenia temperatury, reklamacje i utylizacje prowadzone poza systemem.
- Kody kreskowe są, ale nikt ich nie skanuje — przyjęcia i wydania weryfikowane ręcznie.
- KSeF zmienił model pracy — faktura przestała być dokumentem wydania; potrzebna jest praca na WZ z pełnymi danymi leku (nazwa, dawka, seria, data ważności).
- Zmiany etykiet i kartoników w Excelu — brak centralnej kontroli statusu; błąd potrafi ujawnić się po wielu miesiącach.
- Codzienne ręczne rozliczanie wpłat — czasochłonne zadanie jednej osoby, niezintegrowane z obiegiem dokumentów.
Cele transformacji:
- Pełna identyfikowalność partii i serii od przyjęcia do wydania — „jeśli nie ma w systemie, nie istnieje operacyjnie”.
- Zgodność procesu wydania z realiami KSeF (WZ jako dokument operacyjny).
- Ucyfrowienie obiegu dokumentacji jakościowej i zmian produktowych.
- Odciążenie zespołu z ręcznych rozliczeń i podwójnego wpisywania danych.
Zakres transformacji: kluczowe obszary
Magazyn i identyfikowalność (Inventory + Barcode)
Ewidencja partii/serii z datami ważności, skanowanie kodów na przyjęciach i wydaniach, rozszerzony dokument WZ z danymi leku — rdzeń zgodności regulacyjnej i najwyższy priorytet w analizie ryzyk.
Jakość i zmiany produktowe (Documents + Project)
Obieg spraw jakościowych (reklamacje, odchylenia, utylizacje) oraz workflow zmian etykiet, kartoników i treści produktowych ze statusami, terminami i odpowiedzialnymi — zamiast arkusza, pamięci i frustracji.
Sprzedaż, zakupy i rozliczenia
Zamówienia B2B i B2C w jednym przepływie, półautomatyczne rozliczanie wpłat z importem wyciągów bankowych, integracja ze sklepem internetowym w drugim etapie.
Architektura rozwiązania i integracje
Odoo Enterprise na Odoo.sh (DEV/TEST/PROD) jako jedno źródło prawdy. Dostosowania dedykowane obejmują m.in. model identyfikowalności, rozszerzone WZ, obieg dokumentacji regulacyjnej i repozytorium materiałów produktowych; w wariancie rozszerzonym dochodzą integracje ze sklepem WooCommerce i bankiem.
Metodyka wdrożenia i zarządzanie ryzykiem
Wdrożenie iteracyjne z pilotażem i twardymi kryteriami odbioru. Analiza FMEA+ objęła 10 ryzyk — najwyższy priorytet otrzymał scenariusz „przyjęcie lub wydanie bez partii/serii” — wraz ze wskaźnikami wczesnego ostrzegania (adopcja poniżej 80%, ponad 2% wydań bez partii).
Roadmapa (skrót)
- Iteracje 0–2 — przygotowanie, rdzeń sprzedaż/zakupy/magazyn, identyfikowalność z kodami kreskowymi.
- Iteracje 3–4 — dokumentacja jakościowa, obieg zmian produktowych, UAT i start produkcyjny MVP ok. 10.–12. tygodnia.
- Iteracje 5–7 — rozliczenia i KPI, integracje, rozwój ciągły; stabilizacja całości ok. 19. tygodnia.
Oczekiwane rezultaty
- Co najmniej 95% operacji magazynowych z poprawną partią, serią i datą ważności.
- Co najmniej 90% spraw jakościowych z kompletem danych w systemie.
- Wydania zgodne z modelem KSeF — WZ z pełnymi danymi leku zamiast faktury „robiącej za wszystko”.
- Adopcja użytkowników co najmniej 80% już w pilotażu.
- Odzyskany czas zespołu — rozliczanie wpłat i obieg zmian produktowych bez ręcznego spinania danych.
Konkretne kwoty wdrożenia wynikają z indywidualnego planu transformacji i przyjętego zakresu wdrożenia.
Podsumowanie
Branże regulowane najmocniej odczuwają koszt pracy „obok systemu” — każdy ręczny rejestr to ryzyko błędu z konsekwencjami compliance. Plan VET-ANIMAL pokazuje, jak Odoo może pełnić rolę kręgosłupa operacyjnego firmy, w którym identyfikowalność, jakość i finanse są jednym procesem, a nie trzema.
Chcesz podobnych efektów?
Skontaktuj się z nami — przygotujemy warsztat diagnostyczny i roadmapę dopasowaną do Twojej firmy. Sprawdź też możliwość sfinansowania analizy przedwdrożeniowej w 100% z grantu EDIH.
