UpNet z Poznania projektuje, dostarcza i serwisuje systemy IT wysokiej dostępności — serwery, macierze, urządzenia sieciowe i licencje enterprise. W tym biznesie o zaufaniu klienta decyduje identyfikowalność każdej sztuki sprzętu: który numer seryjny pojechał do którego projektu, kiedy nastąpił odbiór i od kiedy biegnie gwarancja. Analiza procesów i plan transformacji zostały sfinansowane z grantu Pomorskiego Hubu Innowacji Cyfrowych (Pomeranian EDIH) — usługa doradcza była dla klienta bezpłatna.
Spis treści
- Punkt wyjścia: diagnoza i cele biznesowe
- Zakres transformacji: kluczowe obszary
- Architektura rozwiązania i integracje
- Metodyka wdrożenia i zarządzanie ryzykiem
- Roadmapa (skrót)
- Oczekiwane rezultaty
- Podsumowanie
Punkt wyjścia: diagnoza i cele biznesowe
Firma korzysta z dobrych narzędzi — CRM, service desku i programu do fakturowania — ale każde z nich obsługuje inny fragment procesu, a cała realizacja operacyjna spina się Excelem, e-mailem i telefonem.
Wyzwania zidentyfikowane w analizie:
- Serializacja „na piechotę” — numery seryjne rejestrowane zdjęciami i odręcznymi notatkami przekazywanymi inżynierom.
- Rozproszona historia urządzenia — odtworzenie ścieżki sprzętu (zakup → projekt → klient → serwis) wymaga szukania w kilku systemach i skrzynkach.
- Ryzyka gwarancyjne — zdarzały się przypadki, gdy gwarancja biegnie od daty wcześniejszej niż odbiór końcowy; bez spójnej historii dokumentów trudno to wyjaśnić.
- Procesy „utykają” między rolami — brak automatycznych statusów; np. niewystawiona faktura oznacza niezamknięty projekt.
- Magazyny poza systemem — struktura lokalizacji (sprzedażowy vs wewnętrzny) nieodwzorowana cyfrowo.
Cele transformacji:
- Jedno źródło prawdy dla łańcucha „towar ↔ projekt ↔ dokumenty”.
- Pełna serializacja SN/MAC od przyjęcia do serwisu.
- Cyfrowe protokoły odbioru i jednoznaczne daty startu gwarancji.
- Statusy i bramki jakości, które nie pozwalają procesowi „utknąć”.
Zakres transformacji: kluczowe obszary
Magazyn i serializacja (Inventory + Barcode)
Każda sztuka sprzętu otrzymuje numer partii/serii rozszerzony o adres MAC już na przyjęciu; lokalizacje odwzorowują magazyn sprzedażowy i wewnętrzny, a rezerwacje wiążą towar z konkretnym projektem klienta.
Realizacja projektowa (Project + Documents + Sign)
Proces to-be obejmuje 17 kroków: od zamówienia, przez zakupy (RFQ/PO), przyjęcie i serializację, wydanie pod projekt, instalację, aż po protokół odbioru generowany z systemu i podpisywany elektronicznie — to on wyznacza początek gwarancji.
Serwis i gwarancje (Helpdesk SLA)
Zgłoszenia serwisowe i RMA powiązane z konkretnym numerem seryjnym; SLA liczone automatycznie, historia napraw dostępna od ręki.
Architektura rozwiązania i integracje
Odoo 18 Enterprise na Odoo.sh (środowiska DEV/TEST/PROD) pełni rolę kręgosłupa operacyjnego. Analiza przewidziała dwa warianty: konsolidację wszystkich procesów w Odoo albo utrzymanie dotychczasowego CRM i service desku z integracjami — decyzja należy do klienta i może zapadać etapami, bez zatrzymywania projektu.
Metodyka wdrożenia i zarządzanie ryzykiem
Projekt rozpisano na 9 sprintów z bramkami jakości danych i zasadą „jeśli czegoś nie ma w systemie — operacyjnie to nie istnieje”. Analiza ryzyk metodą FMEA+ objęła 9 scenariuszy (najwyższy priorytet: brak rejestracji SN/MAC na przyjęciu) wraz ze wskaźnikami wczesnego ostrzegania, m.in. progiem adopcji użytkowników ≥ 85%.
Roadmapa (skrót)
- Sprinty 1–4 — magazyn, serializacja, dokumenty, projekt: MVP w 9–11 tygodni, pilotaż na 2–3 realnych projektach.
- Sprinty 5–9 — helpdesk, fakturowanie, integracje, pełny Go-Live ok. 22. tygodnia + 4 tygodnie hypercare.
Oczekiwane rezultaty
- Historia dowolnego urządzenia odtwarzalna w mniej niż 2 minuty (dziś: żmudne szukanie w wielu źródłach).
- Ponad 95% sprzętu z zarejestrowanym numerem seryjnym i adresem MAC.
- Co najmniej 90% projektów z kompletem dokumentów (zamówienie, WZ, protokół, faktura) w jednym miejscu.
- Koniec sporów o daty gwarancji — początek biegu wyznacza podpisany elektronicznie protokół.
- Maksymalnie 5% korekt magazynowych po przyjęciu.
Konkretne kwoty wdrożenia wynikają z indywidualnego planu transformacji i przyjętego zakresu wdrożenia.
Podsumowanie
Dla firm żyjących z projektów sprzętowych identyfikowalność to nie „funkcja magazynu”, ale fundament rentowności i zaufania. Plan UpNet pokazuje, jak Odoo spina sprzedaż, magazyn, projekt, dokumenty i serwis wokół jednej encji: konkretnej sztuki sprzętu z jej pełną historią.
Chcesz podobnych efektów?
Skontaktuj się z nami — napisz na [email protected], a przygotujemy warsztat diagnostyczny i roadmapę dopasowaną do Twojej firmy. Sprawdź też możliwość sfinansowania analizy przedwdrożeniowej w 100% z grantu PDIH.
