Polski rynek optyczny jest mocno rozproszony. Poza dużymi sieciami działają na nim prywatni optycy i mniejsze zakłady produkujące okulary. Aby utrzymać się na tym rynku trzeba się czymś wyróżniać - co łatwe nie jest. Udało się to polskiej firmie 4MOSA właścicielowi marki Muscat.Otóż Muscat zaproponował innowacyjny i unikalny model sprzedaży okularów online. Klienci mogą wybrać sobie 3 pary okularów w sklepie internetowym i skorzystać z usługi Domowej przymierzalni w ramach której kurier dostarcza im do domu wybrane oprawki, by mogli je przymierzyć w komfortowych warunkach. Koszt wszystkich modeli okularów z podstawową soczewką korekcyjną jest taki sam - 395 zł, co też nie jest praktyką spotykaną na rynku. Różne ceny mają jedynie soczewki.
Muscat rozwija się bardzo prężnie, w tempie wynoszącym kilkadziesiąt procent rocznie. Sprzedaż wielokanałowa (Internet i 13 sklepów stacjonarnych) przy rosnącej puli zamówień, wielości wariantów oprawek i parametrów soczewek wymagała efektywniejszych rozwiązań do obsługi klientów w obu kanałach. Używana dotąd do sprzedaży internetowej platforma WordPress, mimo dodatkowych kastomizacji przygotowanych na potrzeby firmy nie była już w stanie nadążać za tak szybkim rozwojem. Potrzebne był rozwiązanie, które zautomatyzuje procesy sprzedażowe i połączy składanie zamówień z monitorowaniem stanów magazynowych w czasie rzeczywistym. Problem ten mógł rozwiązać jedynie system ERP.
Dlaczego Odoo?
Muscat przeanalizował różne systemy ERP dostępne na rynku i wybrał do wdrożenia opensourcowy system Odoo. Jedną z najważniejszych cech Odoo jest jego elastyczność i rozszerzalność, poszczególne moduły można bowiem samodzielnie rozwijać, dzięki czemu system można stale dostosowywać do potrzeb organizacji. Odoo wygrywał też pod względem finansowym, oferując duże możliwości za relatywnie niewysoką cenę - koszt wdrożenia Odoo był kilkakrotnie niższy niż w przypadku innych systemów oferujących podobne funkcjonalności. - Odoo nie był w Polsce popularnym systemem, więc jego wybór 2,5 roku temu był odważną decyzją, obecnie także inne firmy optyczne decydują się na Odoo, ale na pewno nasze wdrożenie jest jednym z większych w Polsce - mówi Michał Kuźmiński COO (Chief Operating Officer) w Muscat.
Wdrożenie Odoo przebiega zwykle szybciej niż wdrożenie innych systemów ERP, o czym przekonał się Muscat. Wyboru rozwiązania dokonano w styczniu 2020, a do jego uruchomienia produkcyjnego doszło już w czerwcu 2020. Początkowo implementacją zajęła się firma Trilab, później w Muscat powstał dział IT, który zajmował się rozwojem, a Trilab pełnił rolę konsultacyjną. Obecnie Muscat zasobami swojego działu IT pełni rolę wewnętrznego supportu, natomiast rozszerzenia funkcjonalne pozostają w gestii 4Biznes.
Jak działa Odoo w Muscat?
Najistotniejsze z biznesowego punktu widzenia były dla firmy procesy sprzedażowe, ich przyspieszenie, automatyzacja oraz integracja z magazynem.
Dzięki wdrożeniu Odoo cały proces obsługi zamówienia jest monitorowany od początku do końca. Prócz przyspieszenia realizacji zamówienia, pozwala to również wychwycić działania i miejsca, które można jeszcze lepiej zoptymalizować.
W momencie gdy składane jest zamówienie system automatycznie generuje nie tylko odpowiednie przesunięcie magazynowe, ale również wysyła zamówienie do dostawców
Zmiany objęły także samą platformę e-commerce. WordPressa wraz z WooCommerce, zmieniony został na Odoo eCommerce. Platforma została zintegrowana z systemem ERP, co umożliwiło przepływ danych dotyczących zamówień oraz informacji o dostępności towarów.
Prócz przyspieszenia i optymalizacji operacji sprzedażowych ważna była dla Muscat możliwość sprawdzania rzeczywistych stanów magazynowych (co jest zamówione, kiedy towar będzie dostępny i kiedy klient go otrzyma). Moduł magazynowy wymagał jednak sporych dostosowań, ponieważ proces magazynowania towarów jest w Muscat dość skomplikowany. Magazyn Domowej Przymierzalni był częściowo oddany w outsourcing innej firmie, dodatkowo każdy z kilkunastu sklepów posiada także swój podmagazyn ekspozycyjny, odrębny magazyn do odbioru zamówień oraz magazyn akcesoriów do sprzedaży. Oprócz oprawek (każda w tej samej cenie) w sprzedaży są też soczewki pochodzące od różnych dostawców, o różnych parametrach i wariantach cenowych. Zgranie tych wszystkich elementów wymagało dużej pracy.
Zdjęcie dodane przez Ksenia Chernaya
W Muscat wdrożono również, prócz sprzedaży i magazynu także inne moduły Odoo, takie jak:
- help desk wraz z czatem na stronie www
- moduły kadrowe do zarządzania pracownikami
- mechanizmy marketing automation,
- CRM.
W celu jak najlepszego dopasowania systemu do potrzeb Muscat utworzono także na bazie Odoo kilka własnych rozwiązań. Jest to:
- Obsługa recept. W punkcie handlowym klient jest obsługiwany przez optometrystę, który zapisuje wszystkie parametry dotyczące wady wzroku u klienta w Odoo. Dane są dostępne dla wszystkich kolejnych zamówień.
- Rezerwacja wizyt u optometrysty, która zastąpiła rozwiązanie zewnętrzne.
- Obsługa reklamacji.
Chcesz zobaczyć demo Odoo?
Pozostaw swój email.
Skontaktujemy się z Tobą
Dzięki możliwości integracji Odoo z IoT połączono system także z licznikami wejść i wyjść ze sklepów oraz z kasami fiskalnymi. Obsługa kas fiskalnych polega na przesyłaniu danych o towarach do/z kasy oraz imporcie raportu sprzedaży z kasy do programu.
Zgromadzenia danych w jednym systemie zwiększyło biznesową efektywność
Wyszczególniając korzyści jakie Muscat odniosła z wdrożenia systemu Odoo trzeba przede wszystkim wymienić:
- podgląd realizacji całego zamówienia;
- uproszczenie i skrócenie pracy nad zamówieniami, co ułatwia posługiwanie się wyłącznie dokumentami elektronicznymi;
- automatyzacja wystawiania faktur i rozliczeń VAT;
- integracja z magazynem;
- integracja z systemami dostawców;
- umożliwienie analizy danych - można przyglądać się zagregowanym w systemie danym i wyciągać różnego rodzaju wnioski (np. ile kosztuje wyprodukowanie pojedynczej pary okularów) lub określać trendy;.
- kompleksowa obsługa klienta - wszystkie dane dotyczące klientów i ich zamówień są zgromadzone w jednym miejscu. Pracowników nie muszą przełączać się pomiędzy rożnymi systemami.