Wprowadzenie
W dobie intensyfikacji trendów cyfryzacyjnych w sektorze usług, także lokalne firmy stają przed koniecznością adaptacji do nowych realiów rynkowych. Jednym z przykładów skutecznie zaplanowanej transformacji jest przypadek P.H.U. “JES” Piotr Tomczak – trójmiejskiej firmy specjalizującej się w wynajmie rowerów klasycznych i elektrycznych. Dzięki analizie przedwdrożeniowej sfinansowanej w 100% z grantu Pomorskiego Hubu Innowacji Cyfrowych i przeprowadzonej przez firmę 4biznes.eu, firma uzyskała realną szansę na zautomatyzowanie kluczowych procesów i skalowanie działalności.
Charakterystyka firmy
P.H.U. “JES” działa na rynku lokalnym od kilku lat, oferując szeroki zakres usług wynajmu rowerów na terenie Trójmiasta i okolic. Firma obsługuje klientów indywidualnych oraz grupowych, głównie turystów zagranicznych, realizując zarówno wynajmy krótkoterminowe (od 1 godziny), jak i z dowozem. Infrastruktura obejmuje cztery punkty magazynowe, serwis w Żukowie oraz sprzedaż online przez platformę WordPress/WooCommerce.
Mimo dynamicznego rozwoju, firma borykała się z licznymi problemami operacyjnymi: brakiem cyfrowej ewidencji sprzętu, ręczną obsługą umów, brakiem analityki w czasie rzeczywistym i trudnościami w śledzeniu zużycia floty rowerowej.
Cele i zakres transformacji cyfrowej
Celem projektu było opracowanie strategii cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa z wykorzystaniem narzędzi klasy ERP. Kluczowe obszary planowanej modernizacji obejmowały:
- cyfrowe zarządzanie rezerwacjami i magazynem,
- automatyzację obiegu dokumentów i podpisu elektronicznego,
- wdrożenie rejestru napraw i identyfikacji sprzętu,
- integrację kanałów sprzedaży i rozliczeń,
- stworzenie środowiska analitycznego z pulpitami KPI.
Analiza stanu wyjściowego
Analiza wykazała, że firma operowała w dużej mierze w oparciu o procesy analogowe. Rezerwacje były przyjmowane telefonicznie lub przez prosty system WooCommerce, a każda umowa była sporządzana ręcznie. Brak było powiązania rowerów z konkretnymi klientami czy lokalizacjami magazynowymi. Dział serwisowy nie prowadził cyfrowych rejestrów interwencji, co uniemożliwiało monitorowanie stanu technicznego floty.
Rekomendacje technologiczne
Zespół projektowy zaproponował wdrożenie systemu Odoo ERP w modelu modułowym, obejmującym następujące komponenty:
- Moduł Wynajem i Magazyn: śledzenie wypożyczeń, lokalizacji sprzętu, historii serwisowej.
- Fakturowanie i Punkt sprzedaży: faktury dla klientów B2B oraz paragony fiskalne dla klientów indywidualnych.
- ePodpis: cyfrowe umowy najmu na tabletach.
- Strona internetowa: jako centralny kanał obsługi i marketingu.
- Analityka: dashboardy operacyjne i finansowe.
Proof of Concept (PoC)
Zrealizowano model PoC, który obejmował pełny cykl obsługi klienta – od rezerwacji online, przez realizację zamówienia, aż po zwrot roweru i rejestr napraw. Wyniki testu potwierdziły wysoką zgodność systemu z logiką biznesową firmy. Użytkownicy mogli przetestować system w środowisku sandbox bez wpływu na operacje produkcyjne.
Zidentyfikowane ryzyka i działania prewencyjne
Projekt zawierał analizę ryzyk, w tym:
- technologiczne (zgodność z infrastrukturą i prawem),
- ludzkie (adaptacja personelu),
- operacyjne (ciągłość działania w okresie przejściowym),
- budżetowe.
Dla każdego z nich wskazano strategię minimalizacji – od fazowego wdrożenia, przez szkolenia, po równoległą pracę systemów.
Harmonogram i kosztorys
Projekt przewidziano na 11 tygodni, w pięciu etapach – od analizy wymagań, przez konfigurację i migrację danych, po szkolenia i uruchomienie produkcyjne. Całkowity koszt oszacowano na XXX zł, przy założeniu wykorzystania Odoo Enterprise i wsparcia wdrożeniowego.
Wnioski końcowe
Wdrożenie systemu ERP w firmie “JES” zostało ocenione jako:
- realne organizacyjnie – dzięki zaangażowanej kadrze i otwartości na zmiany,
- zasadne strategicznie – biorąc pod uwagę plany rozwoju (m.in. bezobsługowy wynajem rowerów w hotelach),
- opłacalne finansowo – dzięki wzrostowi efektywności i redukcji kosztów operacyjnych.
System Odoo ERP nie tylko rozwiązuje istniejące problemy, ale daje firmie solidne podstawy do dalszego rozwoju i ekspansji.
Zacznij pisać tutaj...